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2021.11.30社内wiki

社内wiki|おすすめナレッジ共有ツール7選(無料/有料)

社内wiki|おすすめナレッジ共有ツール7選(無料/有料)

組織では日々情報ややり方がアップデートされていきます。その情報共有は意外と手間でできていない組織も多いです。その解決策となるのが社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。導入することで業務効率や生産性の向上、標準化など様々な効果をもたらすツールに関して、今回はおすすめのツールも踏まえてご紹介したいと思います。

社内wiki(ナレッジ共有ツール)とは

社内wikiとは社内の情報を体系的に一元管理し、蓄積できるツールのことです。インターネット百科事典「Wikipedia」をご存じの方は多いと思いますが、その企業版だと考えていただけるとわかりやすいかと思います。

企業活動の中で、「日々の事例から最善の方法を模索」→「情報の共有・蓄積」→「マニュアル(ナレッジ)化」が行われていますが、個々によって精度や方法が違い、情報共有がスムーズでないところを解決してくれます。

ツールにもよりますが、一般的には誰でも作成および更新ができ、社内の情報を蓄積することで業務の効率化や生産性の向上が図られます。

導入するメリット

社内wiki(ナレッジ共有ツール)を導入するメリットは様々ありますが、今回は下記の5つをご紹介します。

  1. 社内ルール、ノウハウの明文化
  2. 情報の一元化
  3. 人材育成の効率化
  4. 属人化を防ぐ/業務の標準化
  5. 一体感の醸成

社内wiki (ナレッジ共有ツール)は情報の共有をするだけでなく、社員一人ひとりのノウハウも共有そして蓄積ができます。また、共有を文化にすることで個々の頭の中を体系化する習慣が生まれ、能力開発のスピード向上、人材育成の効率化など様々なメリットがあります。まずはそのメリットが組織や社員メンバーにとってメリットとなるか考慮することをおすすめします。

1.社内ルール、ノウハウの明文化

日々情報がアップデートされ、ルールやノウハウが更新されていく組織においては、一人ひとりが把握している情報が違うということが多々あります。あやふやなものを明文化することでしっかりとしたルールにすることができ、現場でおきる混乱を防ぐことができ、部署間の連携もスムーズになります。また、明文化していくことで改めてそのルールを見直し、非効率なものに関してアップデートすることができます。

2.情報の一元化

どこにどの情報があるのか、だれが自分の知りたい情報を持っているのか、意外と把握できていないことが多いです。すべての質問は把握している(仕事のできる)人にくるため、その対応で本来生産性の高い人の業務効率が落ちてしまうということがあります。

情報をすべて一元管理してしまえば、その時間や手間、ストレスから解消されます。また、それが社員の定着にもつながります。

人材育成の効率化社内wiki(ナレッジ共有ツール)のメリットはただ情報を共有するだけでなく、ノウハウも共有されるということです。共有する側とされる側双方の育成に役立てることができます。

共有する側

一見ノウハウを共有する側の能力開発には生かせないように思えますが、そんなことはありません。自分の持っているノウハウを人にわかるように整理する必要があるので、抽象的に認識していたものを言語化していく中で、より自分のものになっていきます。また、その習慣がつけば、考える回数が増えるので一人ひとりの能力開発スピードは格段に増していきます。

共有される側

こちらはイメージが付きやすいと思います。社内wiki(ナレッジ共有ツール)がなければOJT指導のみになってしまい、双方の時間がとられます。また、日々業務をしている中で双方の時間に余裕があるベストなタイミングはそうそうないため、必然的に教育に時間がかかっていきます。社内wiki(ナレッジ共有ツール)があれば、相手の都合に関係なく自分のわからないことを解決できますので、圧倒的に成長スピードが高まります。また新人の定着にもつながります。

3.属人化を防ぐ/業務の標準化

ある情報を特定の人しか知らない。この業務は特定の人しかできない状況というのはよくあることですが、組織にとって良いことではありません。その内容を特定の人に依存している場合、その人に業務が偏り他のことができなくなります。また、その人がいないと仕事が進まなくなってしまいます。それ以外にも退職時に引継ぎがうまくなされず、トラブルが続出したりと様々な不具合を生み出す可能性があります。

社内wikiで業務の情報やノウハウ、マニュアルを共有しておけば、偏りや退職時の引継ぎなどの面倒もありません。

4.一体感の醸成

ツールによっては、ナレッジに対してコメントをしたり、感謝の気持ちを表せるツールもあります。社内でオープンなツール内で行うからこそ誰がナレッジを共有してくれたか、それがどれくらい役立っているかがわかりそこでコミュニケーションが発生すれば一体感の醸成にもつながります。

ITを活用することで自分の頑張りが伝わり、相手の頑張りが見える化され、組織が活性化につながります。

導入に際する留意点(失敗しないために)

社内wiki(ナレッジ共有ツール)は便利だからこそしっかりと活用するために下記の留意点を考慮して導入するとよいでしょう。

  1. 導入目的を伝え社内に浸透させる
  2. 活用させて終わりではなくフィードバックをしっかりする
  3. ほかのツールとの使い分けをしっかりする
  4. ルール設定をシンプルにし、作成・更新のハードルを下げる

1.目的を伝え社内に浸透させる

今まで社内wiki(ナレッジ共有ツール)を活用せずに情報共有をしていたメンバーからすると新しい業務が増えるので必要ない、そんなものを見なくてもとるのは自然の流れです。

社内wiki(ナレッジ共有ツール)にはどんな価値があるのか、どのような目的で導入するのか、自分たちにどんなメリットがあるのかしっかり伝え、浸透させていく必要があります。

  • 業務の効率化
  • 生産性の向上
  • 人材育成の効率化

メンバーを巻き込むというのが成功させるうえで不可欠な要素です。

2.活用させて終わりではなくフィードバックをしっかりする

社内wiki(ナレッジ共有ツール)を導入し、活用するように伝え、メンバーがしかりと活用してくれたとします。上司はそれを当たり前にし、フィードバックをしないといつかメンバーは疲れてきます。せっかく活用し、それが組織のためになっているのであればその点をしっかり評価してあげましょう。

3.他のツールとの使い分けをしっかりする

社内wiki(ナレッジ共有ツール)は汎用性が高いため、活用しようとすると様々なところで活用できます。しかし、どんな組織でも今現在しようしているツールがあると思います。どのツールをどういう目的で活用するか、しっかりとすみわけを明確にしなければメンバーはどのツールを何で活用すればいいか混乱します。

4.ルールをシンプルにし、活用ハードルを下げる

ルールは細かくしっかり決めたほうがいいと思われがちですが、重要なのは活用してもらうことです。ルールが細かく厳しいとメンバーはルールに沿っているかばかりを気にし、ナレッジの作成や共有に躊躇してしまいます。まずは活用してもらうということに重きを置き、できるだけルールはシンプルにし活用ハードルを下げましょう。

社内wikiの選び方

社内wiki(ナレッジ共有ツール)は一度導入するとほかのツールに変更するのは非常に手間です。また、そのツールが活用できずに次のツールにというのもメンバーが「またか」となるので難しいです。そのため、自社に合ったサービスを選ぶことが重要となります。

下記の点を考慮して社内wiki(ナレッジ共有ツール)を選びましょう。

  1. デザイン
  2. 活用を習慣化する仕組みがあるか
  3. 評価のツールとして活用できるか
  4. 必要な機能をそろえているか
  5. 検索機能は使いやすいか

1.デザイン

UI・UXが一般的になってきたころからもツールを活用する際に使いやすいデザインになっているかは浸透するかどうかに大きく影響を与えます。また手軽さが重要になるため、アプリとしてスマホ対応しているか、PCでも簡単に操作できるかなど、まずは活用しやすいデザインになっているかをしっかり確認しましょう。

2.活用を習慣化する仕組みがあるかどうか

社内wiki(ナレッジ共有ツール)定期的に活用し、文化にしていくことで高い効果を発揮します。習慣化されるような仕組みがツール自体にも施されているかは一つの判断のポイントとなります。

3.評価のツールとして活用できるか

上司は、ノウハウを積極的に共有し、蓄積している人が誰なのか、だれの作成したノウハウが役立っているのかを把握し、評価に活かすことでより活用が加速します。活用状況を可視化する機能があるかも判断基準に入れましょう。

4.必要な機能がそろっているか

社内wiki(ナレッジ共有ツール)は汎用性が高くたくさんの機能が付随されていますが、本当に自社に必要な機能は何なのかを考えて導入しましょう。自社に必要な機能がそろっているかどうかを確認し、課題が解決するツールを選びましょう。

5.蓄積・検索は簡単にできるか

社内wiki(ナレッジ共有ツール)はノウハウを蓄積し、必要に応じて検索するツールです。その双方が簡単にできてはじめてその意味を成します。ファイル内検索やタグ検索、絞り込み検索など様々な検索方法があるツールをおすすめします。

おすすめ社内wiki(ナレッジ共有ツール)

簡単に活用できるおすすめのツールを紹介します。ツールごとに特徴、機能、料金、無料トライアルの有無などを紹介しますので、比較検討にご利用ください。

NotePM

https://notepm.jp/

NotePM(ノートピーエム)は、検索機能に強い社内Wikipediaです。また、Web上で文章作成ができるテンプレートもあり、簡単に使えるのが特徴です。

また、フォルダ階層になっているので情報を整理しやすいつくりになっています。

特徴

  • 全文検索機能で検索に強みがある
  • 誰が閲覧したかの履歴を確認できる
  • フォルダ階層やタグづけでわかりやすい

料金

無料トライアル:30日間

初期費用:0円
4,800円 / 8名 / 80GB
9,000円 / 15名 / 150GB
5,000円 / 25名 / 250GB
30,000円 / 50名 / 50GB
60,000円 / 100名 / 1TG
120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜

DocBase

https://docbase.io/

DocBaseは、非常に高度なセキュリティーが特徴の社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。Markdown編集・同時編集に対応しており、社内外問わずプロジェクトに関わる人をグルーピングし、グループ単位での共有設定が可能です。メンション機能等もあり、グループで進めるのに適しています。

特徴

  • グループ機能
  • 同時編集
  • タグ機能

料金

990円/3名
4,950円/10名
9,900円/30名
21,450円/100名
43,450円/200名
無料トライアル期間:30日間

Esa

https://esa.io/

Esaは不完全でも作成し、更新して育てるという考えで構築された社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。とりあえず情報を共有し、更新、整理、を繰り返していくことで良いナレッジを作成していきます。また、同時編集ができるようにもなっています。

特徴

  • タグ機能
  • 「書き途中」として公開可能
  • 同時編集可能

料金

500円/1名あたり
無料トライアル期間:2ヶ月

Qiita:Team

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは簡単に書けて、簡単に共有できる社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。エンジニア向け情報管理Wikiツール「Qiita」のビジネス版です。テンプレートが豊富にあり、コメントやメンションもできるのでコミュニケーションツールとしても活用できます。

特徴

  • コメント、メンション機能
  • クラウド型wikiツール
  • 充実のテンプレート

料金

1,520円/3名

4,900円/7名

7,050円/10名

15,300円/17名

18人目以降は+720円/1人

無料トライアル期間:30日間

Confluence

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluenceはプロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などを運営するオーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が開発したツールです。

オンライン上で共同編集できるのが特徴です。

コンテンツの作成、共有、議論、ナレッジ蓄積が非常に簡単出来ます。また、ドキュメンテーション、ファイル、アイディア、議事録、仕様、図、モックアップなど、あらゆるファイルを柔軟に共有することができます。

特徴

  • 柔軟なファイル共有
  • タスク管理アプリTrelloとの連携
  • 大企業が運営

料金

1,200円/10名
30,000円/50名
60,000円/100名
220,000円/500名
402,000円/1000名
無料トライアル期間:7日間

Kibela

https://kibe.la/ja

Kibelaは、ブログのように誰でも簡単に操作できるのが特徴の社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。2017年にリリースしたツールで高度なセキュリティーも兼ね備えています。メンバー個々のアイコンやプロフィールなど基本情報を入力することもでき、個人のちからを企業に還元するコンセプトで設計されています。

特徴

  • クラウド型wikiツール
  • メンバーのアイコンやプロフィール設計が可能
  • ブログのように簡単に発信できる

料金

無料/5名まで
550円/1名(スタンダード)
1,650円/1名(エンタープライズ)

無料トライアル期間:2か月

Qast

https://qast.jp/

Qastはシンプルさを追求した社内wiki(ナレッジ共有ツール)で、だれでも簡単に投稿できる機能が搭載されています。テンプレート機能や匿名性で投稿のハードルを下げています。Q&A形式でナレッジを蓄積共有していきます。

特徴

  • 匿名で投稿可能
  • Q&A形式
  • シンプルなUI

料金

無料/10名

600円/20名~(スタンダードプラン)

900円/20名~(エンタープライズプラン)

Notion

https://www.notion.so/

Notionは海外で広く利用され、プロジェクトやタスク等を管理するのにすぐれた社内wiki(ナレッジ共有ツール)です。海外の大手企業を中心に導入が進んでいます。メモ、タスク管理、プロジェクト管理、ガントチャート機能などの多種多様な搭載されています。難点は英語のみの対応ということです。

特徴

  • 英語のみ
  • タスク管理が可能
  • プロジェクト管理が可能

料金

月額1$/1名

まとめ

社内wiki(ナレッジ共有ツール)はうまく活用できれば組織力を上げ、発展に大きく寄与します。

情報を一元管理することで業務の効率化、教育時間の削減、属人化を防ぎ標準化を促進するなど様々な効果があります。一方で機能が多種多様にあり、ツールごとで特徴も尾となります。組織における課題をしっかり明確にし、その悩みを解決してくれるであろうツールを導入し、活用しなければ意味がありません。ツールを導入しただけで形骸化してしまうということはよくあります。このツールであればしっかり社内に根付きそうか判断が必要です。

発展している組織は必ずと言っていいほど組織基盤がしっかりしています。

是非この機会に一度ご検討ください。

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