【簡単】法人におすすめオンラインファイル共有サービス10社徹底比較
リモートワークが増えてファイルの共有が手間になっている、そんな悩みはありませんか？ファイル共有は日々の業務で必要となるため効率的な方法を導入しないと小さなストレスが蓄積します。本記事を読めば、あなたのチームや組織において最適なファイル共有の方法を見つけることができます。
目次
オンラインファイル共有サービスとは
オンラインファイル共有サービスとは、読んで字のごとくオンライン上でファイルを共有することです。オンライン上なので、ネット環境さえあればいつでもどこでもアクセスすることができます。また、パソコンがなくてもスマートフォンやタブレットなど様々な端末でアクセスできるため利便性の高い共有方法です。
リモートワークが普及してきた現代において、オンラインでのファイル共有は大変便利なサービスです。いつでもどこでも複数のスタッフがファイルを共有できるため、場所や時間を選ぶ必要がなくなるため業務効率が大幅に改善します。
ファイル共有にはいくつか方法があります。それぞれ長所と短所がありますのでうまく使い分けて利用しましょう。
ファイル共有とは
ファイルとは、一般的にワードやエクセル、PDFになっているデータのことを指します。あなたのパソコンに保存されているデータを、別の誰かのパソコンで開くためにファイル共有が必要です。
共有と言っても、2人で共有することと20人で共有することは方法によって労力が違ってきます。社内の人間と共有するのか、取引先など外部の人間と共有するのかによっても共有方法は異なります。
ファイル共有の方法
ファイル共有にはいくつか方法があります。それぞれ長所、短所がありますのでうまく使い分ける必要があります。どれが良いとか悪いというわけではありません。
USBメモリーによるファイル共有
さすがに今の時代フロッピーディスクを利用している方はいないと思いますのでUSBメモリーでお話させて頂きます。USBとはUniversal Serial Busの頭文字を取った略語です。パソコンに周辺機器を接続するための規格の1つです。
USBメモリーとはUSBポートに接続して利用するストレージの事です。ストレージとは記憶装置という意味で、要するに様々なデータファイルを保存する装置ということです。USBメモリーのメリットはパソコンに接続するだけで利用できるため簡便で、サイズも親指くらいの大きさなので持ち運びにも手間がかからないことです。
小さくて持ち運べるということは、紛失するリスクがあります。社外で紛失してしまえば重要な情報の漏洩の可能性につながります。また、USBメモリーに入れて都度相手のところまで持っていく必要がありますので、そのぶん時間と労力のコストがとられてしまいます。つまり、USBメモリーのデメリットは紛失や情報漏洩のリスクがあることと相手に渡すという労力がかかることです。
近年ではUSBメモリーの使用を禁じている会社も少なくありません、理由はウィルス対策です。USBメモリーを介して侵入してくるウィルスが存在するため、安易に会社のパソコンにUSBメモリーを接続することは危険です。
USBメモリーのメリット：簡単に持ち運ぶことができる
USBメモリーのデメリット：紛失や情報漏洩のリスクがある、相手のところまで運ぶ労力がかかる
ファイル共有サーバー
ファイル共有サーバーとはファイルの保管・共有を目的としたサーバーの事を指します。そのファイル共有サーバーにネットワークで接続して複数のパソコンでファイルを共有します。ネットワークとは多くの場合社内ネットワークの事でオンラインではありません。
ファイル共有サーバーを利用することで社内のどのパソコンからも同じファイルにアクセスすることが可能となります。USBメモリーで持ち運ぶ手間が省けるため業務効率は良くなります。
ファイル共有サーバーは利便性だけではなく、高い堅牢性と耐障害性を持つことが特徴です。USBメモリーはデータが消えてしまうリスクがありますが、ファイル共有サーバーであれば「RAID」という技術によって、同じデータを複数のHDDに保存します。そうすることによって、1本のHDDが故障してもデータが復元できるので大切なデータがなくなるリスクが低くなります。
一方、デメリットとしてはコストがかかることです。容量によって価格は様々ですがコストを抑えたいのであればオンラインファイル共有サービスの方がおすすめです。
ファイル共有サーバーのメリット：高容量 高い堅牢性と耐障害性
ファイル共有サーバーのデメリット：コストがかかる
ファイル共有サービスとは
ファイル共有サービスとは、ユーザー間でファイルを共有するサービスの事です。USBメモリーやファイル共有サーバーがその代表であり、多くの企業で用いられています。
しかし、USBメモリーにしてもファイル共有サーバーにしても、ある程度同じ空間にいないとユーザー間でのファイル共有ができません。コロナウイルス感染症によってリモートワーク化が進み、それでは仕事が効率的に回らなくなってきています。オフィスに出勤できないためメールなどでファイルを個人間で送信することは非効率です。
そこで、近年需要が拡大しているのがオンラインファイル共有サービスです。オンラインで利用できるためリモートワークでも問題なくファイルを共有することができます。また、コスト面もファイル共有サーバーを導入するより安価です。
オンラインファイル共有サービスをおすすめする理由
ファイル共有において常に意識しておく必要があることはセキュリティ面とデータの紛失・漏洩対策です。オンラインファイル共有サービスではこれらの対策ができるだけでなく、ファイルの共有が簡単にできる利便性も兼ね備えているためおすすめできます。
セキュリティー対策
オンラインを利用するにあたって気になる点がセキュリティー面です、特に企業でオンラインファイル共有サービスを導入する際には慎重になるべきです。
オンラインファイル共有サービスを提供している企業は複数存在しますし、セキュリティー対策にも差はあります。主にはデータ通信の暗号化や二段階認証によってセキュリティー強化を図っています。安心して利用できるかどうかの1つの目安が大手企業の導入実績です。大手企業はオンラインファイル共有サービスを導入する際に必ずセキュリティー面の安全性を確認しているはずです。
紛失回避
データの紛失リスクはファイルを共有している以上必ず存在します。ファイル共有サーバーでも誰かが誤ってファイルを消してしまう可能性はあります。そういう時のためにバックアップ機能が備わっているファイル共有サーバーがあります。オンラインファイル共有サービスも同様にデータのバックアップをしてくれるものがあります。
USBメモリーに比べるとメモリーそのものをなくしてしまうというリスクはなくなります。メモリーをなくした場合はデータの紛失だけでなく機密情報や個人情報の漏洩リスクも伴いますので最もハイリスクです。企業において重要なデータを扱う場合はバックアップ機能のあるサービスやプランを利用しましょう。
ファイル共有が簡単
USBメモリーはそれ自体の共有が必要でした。ファイル共有サーバーを利用すればメモリーの共有は不要ですが、共有できるのは原則社内のパソコンに限られます。より利便性が高いのはいつでもどこでもアクセスできるオンラインファイル共有サービスです。
オンラインファイル共有サービス導入のメリット
オンラインでのファイル共有サービスを利用するメリットは場所の縛りがなくなることです。さらに、共有する相手も決められるため、プロジェクトごとに分けて管理することができるのも便利な機能です。
場所を問わずファイル共有が可能
オンラインの最大のメリットは間違いなく場所の縛りからの解放です。これで、特定の業務を遂行するために出社する必要がなくなります。感染症の流行や災害発生時など非常事態にも対応できます。リモートワークには欠かせない機能と言えるでしょう。
近年は副業やジョブ型雇用などにより、特定の技能を有する人材に特定の業務のみを与えるスタイルの働き方が増えてきています。そのような場合は日本全国、場合によっては世界各地で有能な人材と業務提携することで事業拡大につながる可能性があります。
複数人でも効率的に
複数の人間でファイルを共有することができるだけでなく、MicrosoftのOneDriveやGoogleのスプレッドシートなどを利用すれば複数人で同時に編集することが可能です。ただデータの共有だけであればどのオンラインファイル共有サービスでも可能です。複数人同時編集を行いたい場合はサービスを提供している会社を選びましょう。
整理整頓が簡単
複数人でファイルを共有すると生じてくるのがファイルの取捨選択です。きちんとファイルを分けておかないと必要なファイルか不要なファイルか分からなくなります。ファイル共有サービスではユーザー1人1人の権限の設定はできませんが、オンラインファイル共有サービスではユーザー個々に権限を付与することができます。
閲覧のみできる権限、編集ができる権限、ファイルを作成できる権限など細かく設定することができるため、無秩序にファイルが増えてしまうことがありません。特にパソコンに詳しくないスタッフはデータの管理が苦手なのでこうすることで共有フォルダ全体の統制を図ることができます。
オンラインファイル共有サービスおすすめランキング
オンラインファイル共有サービスを提供している会社はたくさんあります。ここでは厳選した11社のサービスの概要を書いておきますので参考にして下さい。
Dropbox
料金：2GBまで無料
チーム向けプラン：Standard 1,500円/月（5TB） Advance 2,400円/月（必要に応じた容量）
DropboxはMicrosoftやGoogleなどとは違い自社製品のようなツールがありません。その分、他者のツールと組み合わせることで快適にビジネスを行うことが可能です。ZOOMやSlackでオンライン会議をしたりMicrosoftのOfficeドキュメントにオンラインでアクセス・編集が可能です。
OneDrive for Business
引用元：Microsoft公式サイト
料金：チーム向け OneDrive for Business (Plan 1) 540円/月（ユーザー1人当たり1TB）
OneDrive for Business (Plan 2) 1,090円/月（容量無制限）
OneDriveはMicrosoftが提供しているオンラインファイル共有サービスです。Teamsを利用することでコミュニケーションを円滑に行うことができます。セキュリティを維持したままファイルを共有し、Word、Excel、PowerPoint を使ってリアルタイムで共同作業できます。
高度なセキュリティ機能が必要な場合はPlan2を利用する必要がありますが、それでもリーズナブルな料金体系となっています。ワードやエクセルなどOfficeを利用される場合は連携が行いやすいOneDriveは使いやすいツールです。
Google Drive
料金：Business Starter 680円/月（ユーザー1人当たり30GB)
Business Standard 1,360円/月（ユーザー1人当たり2TB)
Business Plus 2,040円/月（ユーザー1人当たり5TB)
Googleが提供しているオンラインファイル共有サービスです。Googleと言えばGmailやGoogleカレンダーなど多彩なアプリがあります、それらと連携できるためファイル共有以外にもビジネスにおける業務の効率化を期待することができます。
スプレッドシートやグーグルドキュメントをブラウザで開かなくても直接パソコンから開くことができますので、日頃からMicrosoftのOfficeではなスプレッドシートやグーグルドキュメントを利用している企業においては利便性が高いと言えます。
セキュアSAMBA
料金：ライトプラン 15,000円（ユーザー無制限、100GB)
ビジネスプラン 35,000円（ユーザー無制限 500GB)
セキュアSAMBAは法人向けに作られたオンラインファイル共有サービスなので、プランは高めに感じるかもしれません。しかし、最大の特徴はセキュリティの高さです。グローバルIPアドレス認証、パスワード認証、3段階のアクセス権限設定が可能なのでアクセス権限を細かく分けられます。接続ログも確認できるのでいつ誰がアクセスしたのか分かります。
BOX
料金：Business 1,800円/月（容量無制限)
Business Plus 3,000円（容量無制限)
世界で97,000社が利用しているオンラインファイル共有サービスです。高いセキュリティと容量無制限が特徴です。1,500以上のアプリと統合可能であり生産性向上を支援しまので、既存のツールを活用することができます。Box KeySafeやBox Shieldという独自のセキュリティ機能により安心して利用することができます。
FireStorage
料金：ライト会員 1,037円（容量無制限）
正会員 2,085円（容量無制限）
firestorageは、会員登録不要なのが特徴です。ダウンロードURLを発行し共有することで相手がダウンロードすることができます。誰でも手軽に使えるオンラインストレージサービスとして親しまれています。ワンタイムURLを導入しているため一定期間が過ぎたURLは無効となります。シンプルにファイルの共有がしたい方にはおすすめです。
Fileforce
料金：Entry 900円/月 （ユーザー1人当たり30GB)
Unlimited 50,000円～ （1TB～）
Fileforceは使いやすさとセキュリティにおいて定評があります。ファイルサーバー型とブラウザ型の2種類が選択できるため状況に応じて使い分けることができます。自動ウィルスチェック機能、変更履歴すべて保存などセキュリティ面でも安心して利用できます。ユーザーへの権限付与することもで、多様な認証機能も使えるため様々なレベルのセキュリティが利用できます。
Direct Cloud BOX
料金：スタンダード 30,000円/月 （ユーザー無制限 500GB)
アドバンスド 50,000円/月 （ユーザー無制限 1TB)
プライバシーマーク(Pマーク)、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格であるISO 27001の認証を取得しているセキュリティ面が特徴のオンラインファイル共有サービスです。ユーザーの利用権限の管理も可能です。ファイルの持ち出し機能の制限も可能なので管理者にとって扱いやすいのが特徴です。
MEGA
料金：Pro Lite €4.99/月 （1TB)
ProⅠ €9.99/月 （2TB)
ProⅡ €19.99/月 （8TB)
本社がニュージーランドなので支払いがユーロ（€）ですが、日本語に対応しています。エンドツーエンドの暗号化を採用しているため情報漏洩リスクを軽減できます。大容量プランの中でリーズナブルな料金設定となっていますので、たくさんデータを共有したい方にとっておすすめです。
使えるファイル箱
料金：18480円/月 （ユーザー無制限 1TB)
年契約14,740円 2年契約11,880円 3年契約10,780円
使えるファイル箱はユーザー数無制限で月額定額なシンプルな料金設定です。複数年契約すればかなりリーズナブルに利用できます。セキュリティ面も2段階認証、暗号化通信など基本的な機能は備わっています。デスクトップ上でファイル操作できたり共有リンクを作成できるなど多彩な機能を有する割にはお手頃価格で利用できます。
まとめ
リモートワーク化の影響もありオンラインファイル共有サービスは多くの企業から提供されています。費用面とセキュリティ面を確認し、用途に応じた機能を有しているオンラインファイル共有サービスを選びましょう。
- たくさんのファイルを共有したい方や動画など大容量のデータを共有する場合は容量無制限
- 共有する人数が多い場合はユーザー数無制限
- ワードやエクセルをよく利用する場合はOneDrive、グーグルドキュメントやスプレッドシートはGoogledrive
基本的に無料で使える期間が用意されていますので、まずは一度使ってみて下さい。
